Vì sao nên dọn dẹp kho lưu hồ sơ thường xuyên là vấn đề mà những doanh nghiệp đang tự thực hiện việc lưu hồ sơ hoặc thuê kho lưu hồ sơ tự quản thắc mắc. Để có thể thấy được những lợi ích của việc dọn dẹp kho lưu thường xuyên cũng như biết cách để tự thực hiện dọn dẹp kho lưu trữ, hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây của Lưu Hồ Sơ nhé.
Vì sao phải dọn dẹp kho lưu hồ sơ thường xuyên
Việc dọn dẹp kho lưu hồ sơ thường xuyên có thể giúp ích cho tổ chức của bạn rất nhiều và thật sự rất cần thiết vì:
- Tránh được những vấn đề bụi bẩn, ẩm ướt có thể ảnh hưởng đến hồ sơ
- Kéo dài tuổi thọ sử dụng của hồ sơ.
- Nếu chỉ vệ sinh định kỳ trong thời gian dài có thể không sạch được những bụi bẩn bám lâu trong hốc, ngăn kệ nhỏ lâu ngày sẽ khó vệ sinh
- Khi kho được vệ sinh thường xuyên bạn có thể nắm rõ tình hình kho và xử lý kịp thời những sự cố, cũng như tìm hàng hóa, hồ sơ một cách dễ dàng.
- Vệ sinh kho thường xuyên còn giúp cho bạn không bị lười so với thời gian lâu phải dọn.
Tham khảo thêm:
- Thuê kho hàng hóa ngắn hạn, giá rẻ tại quận Bình Thạnh
- Dịch vụ thuê kho lưu trữ hồ sơ tài liệu an toàn tại tphcm
- Review dịch vụ chuyển nhà trọn gói Vinamoves
Lưu ý nếu thời gian định kỳ trước kia của bạn là 6 tháng hoặc 12 tháng thì nên cố gắng thay đổi có thể là chỉ từ 3 đến 6 tháng để bảo vệ hồ sơ một cách tốt nhất nhé.
Việc dọn dẹp hồ sơ thường xuyên sẽ mất rất nhiều thời gian, “Vì vậy thuê dịch vụ lưu trữ hồ sơ là một cách giải quyết tối ưu nhất cho các doanh nghiệp.” Nguồn: Lưu Hồ Sơ
Hướng dẫn vệ sinh dọn dẹp kho lưu hồ sơ đúng cách
Để việc dọn dẹp vệ sinh kho lưu trở nên đơn giản và nhanh chóng hãy thực hiện đúng những bước vệ sinh theo chuẩn mà chúng tôi giới thiệu nhé.
Chuẩn bị công cụ cần thiết: Trước khi bắt tay vào vệ sinh chúng ta cần chuẩn bị những công cụ dụng cụ cần thiết như máy hút bụi, chổi quét sàn, quét tường cũng như thùng, cây lau sàn.
Chuẩn bị di dời hồ sơ: Di dời hồ sơ để tránh trong quá trình vệ sinh có thể làm ảnh hưởng, nhưng lưu ý khi di dời hồ sơ cần đánh dấu theo đúng phân loại ban đầu để việc dọn dẹp hồ sơ trả lại sau khi vệ sinh được trả lại như vị trí ban đầu.
Xem thêm: Bài viết trong chuyên mục tin tức
Thực hiện vệ sinh theo các bước sau:
- Xả bụi kho lưu, tiến hành thông khí: Xả bụi thông khí là bước đầu tiên bạn cần thực hiện trong quá trình làm sạch kho lưu hồ sơ. Dùng chổi quét sạch và loại bỏ bụi bẩn ra khỏi phòng, sau đó hãy dùng máy hút bụi để hút sạch những khe, hốc khó có thể len chổi vào.
- Lau dọn kho lưu: Sau khi kho lưu đã sạch bụi bẩn ta tiến hành lau dọn và làm sạch bề mặt sàn, kệ,….Trong bước này hãy kiểm tra lại hệ thống thông gió, các loại máy móc để tiến hành bảo trì, sửa chữa kịp thời.
- Kiểm tra tình trạng chung: Sau khi lau sạch, bạn tiến hành kiểm tra lại hệ thống kệ xem có bị mối mọt hay cần sửa chữa thay mới nếu cần thiết.
- Sắp đặt lại kho lưu: Sau khi hoàn tất những việc trên, thì việc bạn cần làm đó chính là chuyển hồ sơ về đúng vị trí ban đầu của nó, lưu ý hồ sơ cần được sắp lại gọn gàng và ngăn nắp để có thể thuận tiện trong quá trình truy xuất khi cần.
Những thông tin mà chúng tôi cung cấp trong bài viết về việc dọn dẹp kho lưu thường xuyên hy vọng có thể giúp ích cho bạn trong việc dọn dẹp, thực hiện việc lưu kho hồ sơ trở nên hiệu quả hơn. Nếu việc lưu kho hồ sơ là quá sức đối với tổ chức của bạn, bạn có thể nhờ đến sự hỗ trợ của những đơn vị chuyên cho thuê kho, dịch vụ lưu hồ sơ trọn gói.
Những thông tin chúng tôi cung cấp trong bài viết được sự hỗ trợ từ đơn vị lưu kho uy tín chuyên nghiệp với hơn 10 năm kinh nghiệm trong nghề đó là Công ty TNHH Dịch vụ và lưu trữ Vina nếu cần bạn có thể số điện thoại 0286 258 9547 – 0286 258 9548 hoặc qua website https://www.luuhoso.com hoặcđể được hỗ trợ thêm nhé.